Od 1 stycznia 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Choć może się wydawać, że to odległa perspektywa, przygotowania warto rozpocząć już teraz – szczególnie w małych firmach, gdzie procesy finansowe są często mniej sformalizowane.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, jakie zmiany trzeba wdrożyć w firmie, co można zrobić już dziś oraz z jakiego wsparcia skorzystać – również lokalnie, np. w Lublinie.

Czym jest KSeF i kogo obejmie?

Krajowy System e-Faktur to elektroniczna platforma udostępniana przez Ministerstwo Finansów, służąca do:

• wystawiania,

• odbierania,

• przechowywania,

• i weryfikacji faktur ustrukturyzowanych.

Od 2026 roku wszystkie faktury sprzedaży między firmami (B2B) będą musiały być wystawiane wyłącznie w KSeF. Obowiązek obejmie:

• mikro, małe i średnie firmy,

• jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG),

• duże przedsiębiorstwa.

Wyjątkiem będą tylko faktury dla konsumentów (B2C) – one pozostaną poza obowiązkowym KSeF, choć dobrowolnie także mogą być wystawiane elektronicznie.

Jakie zmiany trzeba wprowadzić w firmie?

Dla wielu małych firm oznacza to konieczność zmiany codziennych nawyków w prowadzeniu księgowości i fakturowaniu. Co będzie potrzebne?

1. Dostęp do KSeF przez profil zaufany lub token

Przedsiębiorca (lub jego biuro rachunkowe) będzie musiał uwierzytelnić się w systemie, np. przez Profil Zaufany, e-dowód lub certyfikat kwalifikowany.

2. Oprogramowanie do fakturowania zgodne z KSeF

Niektóre programy księgowe i ERP już dziś oferują możliwość integracji z KSeF. Przykłady:

• Comarch ERP XT

• ifirma.pl

• wFirma

• FakturaXL

3. Dostosowanie obiegu dokumentów

Faktury w KSeF nie trafiają już bezpośrednio e-mailem do kontrahenta – są przechowywane w systemie i trzeba je odpowiednio pobrać, zarchiwizować i przypisać do transakcji.

4. Szkolenie pracowników lub współpraca z biurem rachunkowym

Osoby odpowiedzialne za faktury powinny być przeszkolone, a zewnętrzni księgowi powinni mieć dostęp do systemu.

Co można zrobić już dziś, by uniknąć chaosu później?

Im wcześniej zaczniesz przygotowania, tym mniej stresu i kosztów poniesiesz w 2026 roku. Oto praktyczne kroki:

• Zidentyfikuj aktualne procesy fakturowania – czy są ręczne, czy zautomatyzowane?

• Skontaktuj się z biurem rachunkowym – zapytaj, czy są gotowi na KSeF i co musisz wdrożyć u siebie.

• Wybierz oprogramowanie zgodne z KSeF – najlepiej takie, które pozwoli Ci testowo wysyłać e-faktury już teraz.

• Załóż profil zaufany – jeśli jeszcze go nie masz, to dobry moment.

• Testuj system – Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe KSeF (https://ksef-test.mf.gov.pl)

Lokalne wsparcie – firmy i specjaliści z Lublina

Na rynku lubelskim działa wiele firm i doradców, którzy pomagają we wdrożeniu KSeF, m.in.:

• Biura rachunkowe z doświadczeniem we wdrożeniach cyfrowych (np. Biuro Rachunkowe Profit, Finka Lublin)

• Firmy informatyczne specjalizujące się w automatyzacji fakturowania (np. IT-Soft Lublin, Asiston)

• Centrum Obsługi Przedsiębiorców przy Lubelskiej Fundacji Rozwoju – często organizuje darmowe szkolenia lub spotkania informacyjne dla MŚP

Warto skorzystać z ich pomocy, zwłaszcza jeśli nie masz czasu na samodzielne wdrażanie systemu.

Artykuł opracowany przy współpracy z firmą rachunkową everte.